SEKRETARIS

SEKRETARIS

Dalam suatu organisasi atau perusahaan, pimpinan perusahaan pada umumnya dibantu oleh sekretaris. Sekretaris membantu pimpinannya salah satunya melalui kegiatan tata usaha yang telah dijelaskan di atas.

Sekretaris mempunyai arti rahasia atau orang yang memegang rahasia. Pengertian umum sekretaris mempunyai arti atau sama dengan penulis (notulen), walaupun sebenarnya pengertian penulis di sini tidak sama dengan penulis cerita pendek ataupun novel. Pengertian penulis di sini, orang yang berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.

Secara definisi, kata sekretaris dapat kita pahami dari beberapa definisi :

1.      Menurut M. Braum dan Ramon, sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan untuk meningkatkan efektivitas pimpinannya.

2.      Menurut Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.

3.      Menurut Drs. Ig. Wursanto mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-perkerjaan pimpinannya.

Manajemen sekretaris merupakan suatu proses kegiatan mengelola dan mengatur segala sesuatu yang berhubungan langsung maupun tidak langsung dengan kegiatan pimpinan dalam rangka kelancaran pelaksanaan perkantoran atau organisasi. Jadi, pekerjaan seorang sekretaris, membantu pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.

Seorang sekretaris yang profesional mempunyai syarat-syarat tertentu yang harus dipenuhi dengan baik jika tidak pelaksanaan tugas dan fungsi kesekretarisannya akan berjalan dengan kurang baik. Secara umum, syarat untuk menjadi seorang sekretaris harus mempunyai minat untuk melaksanakan tugas kesekretarisan dan keahlian (skill) dibidang kesekretarisan sesuai dengan pengertian atau definisi tentang sekretaris.

Sedangkan syarat-syarat lain untuk menjadi sekretaris sebagai berikut :

1.      Syarat kepribadian, yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seseorang yang menjadi sekretaris, seperti penyabar, simpatik, bijaksana, penampilan baik, pandai bergaul, dapat dipercaya, memegang teguh rahasia, dll.

2.      Syarat pengetahuan umum, yaitu memiliki pengetahuan tentang perkembangan yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan kesekretariatan seperti bidang sosial kemasyarakatan, ekonomi, politik, dan hukum serta secara umum dalam rangka untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya. Hal ini penting karena seorang sekretaris menghadapi banyak jenis pekerjaan sesuai dengan bidang yang dilakukan oelh seorang pimpinan sehingga kurang mengikuti perkembangan yang terjadi tentunya dapat mempengaruhi kelancaran pekerjaannya.

3.      Syarat pengetahuan khusus, yaitu pengetahuan tertentu yang sesuai jabatan dan tugas sekretaris sesuai tempat dimana ia berkerja. Biasanya syarat pengetahuan khusus ini harus ditempuh melalui pendidikan yang sifatnya formal, seperti sekolah tentang manajemen kesekretarisan.

4.      Syarat skill dan teknik kesekretariatan, kemampuan seorang sekretaris yang langsung berhubungan dengan tugas kesekretarisannya, seperti kemampuan mengetik, koresponden, stenograf, dan kearsipan.

5.      Syarat praktek, yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari, seperti meneriam tamu, telepon, dan membuat agenda pertemuan pimpinan.

Berdasarkan perkembangan tugas dan fungsi sekretaris dewasa ini, makna sekretaris dapat mempunyai makna ganda, seperti :

1.      Orangnya, yaitu seseorang yang telah memenuhi syarat-syarat tertentu dan dipandang mampu serta cakap dalam melaksanakan tugas-tugas kesekretarisan.

2.      Jabatannya, yaitu wewenang dengan sekelompok tugas yang merupakan tanggung jawab tertentu, yakni tanggung jawab kesekretarisan.

Berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris dikelompokkan menjadi 8(delapan) yaitu:

a. Tugas-tugas Rutin

Yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugas ini meliputi:

1.      Membuka surat.

2.      Menerima dikte.

3.      Menerima tamu. 

4.      Menerima telepon.

5.      Menyimpan arsip/surat.

6.      Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.

b. Tugas-tugas Khusus

Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi:

1.      Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.

2.      Menyusun surat rahasia (confidential).

3.      Menyusun acara pertemuan bisnis.

4.      Pembelian kado atau cindera mata.

5.      Dan lain-lain.  

c. Tugas-tugas istimewa

Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain:

1.      Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.

2.      Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.

3.      Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.

4.      Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi.

5.      Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.

6.      Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.

7.      Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.

d. Tugas Sosial

Tugas sosial, meliputi:

1.      Mengurusi Rumah tangga kantor.

2.      Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.

e. Tugas Keuangan

Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain:

1.      Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank.

2.      Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan.

3.      Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.

f. Tugas Resepsionis

Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:

1.      Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.

2.      Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.

3.      Mencatat janji-janji untuk pimpinan.

4.      Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.

g. Tugas insidental

Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi:

1.      Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan.

2.      Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.

3.      Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.

4.      Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.

h. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis)

Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.

2. Berdasarkan pendapat para pakar ahli mengenai tugas sekretaris adalah sebagai berikut:

a. Menurut H. Donald

Menyatakan bahwa hal-hal kedudukan pimpinan dan situasi organisasi perusahaan akan menentukan sebagian besar tugas-tugas sekretaris. Hal-hal yang dimaksud adalah:

1.      Menyalin atau mengisi transkrip dari stenografi atau warkat-warkat dari mesin dikte.

2.      Membuat catatan pertemuan, menyusun dan memelihara arsip khusus.

3.      Menyelesaikan urusan apapun dari masalah pribadi pimpinan yang diminati, dan lain-lain.

b. Menurut M. Braum dan Ramon C. dari Portugal

Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidaklah sama persis tetapi dapat dikelompokkan sebagai berikut:

1.      Merencanakan pekerjaan.

2.      Menerima tamu.

3.      Mengurus surat masuk dan surat keluar.

4.      Menyiapkan pertemuan atau konferensi, dan lain-lain.